数字档案馆具体功能的实现，主要可分为档案资源采集、档案资源管理、档案资源利用、平台控制等四大部分。
数字档案馆功能实现主要分为资源采集、资源管理、资源利用和平台控制：资源采集包含在线接收、离线接收、档案数字化，资源管理包含数据整理、档案利用、档案保管、档案鉴定、档案统计、档案编研，资源利用包含数据库检索、全文检索、图像查询，平台控制包含单位管理、用户管理、标准制定、备份恢复、辅助字典、日志管理。
狭义的数字档案馆指其中的个体档案馆，其含义除了馆藏档案数字化的工作外，还涉及档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程，代表的是一种信息环境和基础设施的构建（包括软、硬件系统的设计和组织实体的建立）。它包括：
1．接收应归档的电子文件及其元数据，并对立档单位的电子文件工作流程实施在线监督和控制，以及时获取电子文件，防止重要文件的流失；
2．将现有馆藏档案数字化，实现数字化档案资源在网上的发布和传递；
3．支持对馆藏各种档案实体的自动化管理；
4．支持以网络连接行业、政府信息资源库及不同档案馆的数字化馆藏，能够提供分散于不同地区的档案信息资源，实现档案信息资源共享；
5．组织对数据的有效访问和查询，使用户可以通过网络对数字化档案信息（包括目录、索引和全文）进行查阅。
