海量档案信息的长期安全保存已成为档案部门面对的共同问题。各地档案部门多采用在线备份、近线备份和离线备份相结合的策略,对海量档案信息进行存储。每种存储方式各有其技术特点,其中,在线存储方式具有数据更新及时、信息查询速度快等诸多优势,但是,其购置成本高,运行维护费用大,海量档案数据全部进行在线存储需要很大的经费投入。综合考虑档案数据具有重要程度高、安全要求高、使用频率相对较低等特点,许多档案馆都采用了在线存储和离线备份相结合的存储策略。一般将利用频率高的数据进行在线存储,以方便快速查询利用。将利用频率不高的数据进行近线或离线存储,以实现长期保存的目标。
档案部门选用的存储载体主要为硬盘、磁带和光盘,每种存储载体各有技术优势。作为主要存储载体之一,硬盘在档案信息存储备份工作中得到了越来越多的应用。硬盘具有数据读取速度快、技术发展迅速、单位存储成本逐年快速降低、单盘介质存储容量相对较大等优势,硬盘在数字信息在线存储中有着广泛和稳定的应用。越来越多的档案馆开始将硬盘作为离线存储载体用于海量档案信息存储。经过实践,硬盘在档案信息离线存储中发挥重要作用的同时,由于硬盘自身的技术特性存在一定劣势,以及保存和使用不当等原因,造成了硬盘损坏、数据丢失等问题,已成为档案信息安全的隐患。
影响硬盘可靠用于离线存储的问题主要体现在以下方面:硬磁盘需要定期进行加电和启动运行以保证其正常运转,而有些档案馆由于条件限制,直接将硬盘离线存放于档案库房中,长期无法加电;硬盘存储对温湿度等环境条件要求较高,有的档案馆长期将硬盘存放于后库中,无法达到硬盘存储所需的环境条件;硬盘的防震和抗冲击力较弱,而硬盘用于异地备份时要经过多次搬动和长途运输,难免引起震动;硬盘数据可擦写、易修改,用于档案信息保存时必须能够防止恶意修改的情况;单块硬盘容量有限,用于海量档案数据离线备份时,为便于管理,多块硬盘级联的问题需要解决。